Окрім наукових досліджень, викладання та видання академічної літератури, Український науковий інститут Гарвардського університету також проводить велику роботу, пов’язану зі систематизацією, каталогізуванням та опрацюванням українознавчих видань і архівних матеріалів, які знаходяться в бібліотеках УНІГУ та Гарвардського університету. Адже йдеться про надзвичайно багату та різноманітну колекцію україніки та славістики – більш як 4500 періодичних видань, що збиралися упродовж десятиліть, тисячі томів реферативної літератури, безцінне зібрання рукописів, мікрофільмів, видавничих раритетів, аудіо та відеоматеріалів, листівок, афіш, плакатів та інших друкованих та рукописних свідчень життя й діяльності української діаспори у Північній Америці. (Україномовна колекція налічує понад 80 тисяч одиниць, але сюди слід також додати тисячі видань іншими мовами про Україну.) З огляду на великий обсяг цієї колекції основна маса видань зберігається в різних бібліотеках Гарварду.
Всім, що пов’язано з опрацюванням та використанням гарвардської україніки, займається Ольга Алексич, бібліотекар-архівіст фонду ім. Петра Яцика, заснованого ще у 1970-х роках. О. Алексич має два кабінети – в УНІГУ та у гарвардській бібліотеці ім. Вайденера, одній із найбільших у світі. Її службові обов'язки включають замовлення та закупівлю літератури з України, каталогування українознавчих монографій та періодичних видань для гарвардських бібліотек, організацію та описування архівних колекцій (а вони включають унікальні друковані та фотоматеріали, пов'язані з українською історією ХХ сторіччя й життям української діаспори в Північній Америці), а також надання консультацій, довідкових та дослідницьких послуг студентам, аспірантам, викладачам, стажистам і стипендіатам УНІГУ та Центру імені Дейвіса. Kожна гарвардська Літня Школа, за традицією, починається з «орієнтації», тобто з оглядової екскурсії по головниx університетських бібліотеках, яку проводить О. Алексич. Крім того, зараз, коли повстала тема оцифровування бібліотечних та архівних матеріалів, пані Ольга бере участь практично у всіх подібних проектах, пов'язаних з інститутською та гарвардською українікою.
«Вже було, каже вона, – принаймні, п'ять досить масштабних проектів, пов'язаних з українікою. Повністю оцифровано 10 архівних колекцій, 15 колекцій української політичної ефемери (вибори, протести), 5 колекцій плакатів, близько 250 карт, 150 книжок (переважно, з бібліотек імені Вайденера і Гоутона), 20 музичних партитур та розпочато оцифровування бобін із записами семінарів УНІГУ (близько 300).»
Кожен з викладачів та співробітників УНІГУ є також частиною інших академічних, професійних чи соціальних мереж та інституцій. Зокрема, О. Алексич є членом Консорціуму української спадщини у Північній Америці (The Ukrainian Heritage Consorcium of North America або UHCNA), спілки музейних працівників, архівістів та бібліотекарів США і Канади, котрі займаються збереженням спадщини українців Північної Америки.
«Перша конференція цієї організації, – розповідає Ольга Алексич, – відбулася у Клівленді, в американському штаті Огайо, у 2011 році. Ця подія зібрала багатьох провідних українських музейників, архівістів та бібліотекарів США. Ми обговорювали не лише здобутки, але й проблеми, пов'язані зі збиранням колекцій суто у сфері українознавчих досліджень: як ми збираємо матеріали, як їх описуємо і як надаємо доступ до них усім, хто цікавиться нашими колекціями. Тоді ж було прийнято рішення збиратися щорічно або раз на два роки.
Другу конференцію ми провели у 2012 році у місті Стемфорд, у штаті Коннектикут на базі українського музею та бібліотеки. Саме там була затверджена назва Консорціуму й було прийнято рішення залучити до цієї роботи й канадських фахівців.
У 2014 році Консорціум провів конференцію в Чикаго на базі Українського музею, у 2015 році – в бібліотеці Конгресу, а у 2017 році організатором зустрічі став український центр у місті Сомерсеті, у штаті Нью-Джерсі, а один день учасники конференції провели в Українському музеї в Нью-Йорку.
Як правило, кожна конференція починається з того, що ми знайомимося з колекцією того центру, який нас приймає, і зосереджуємося саме на тих питаннях, якими займається ця конкретна установа. Наприклад, якщо це музей, то ми говоримо про виставки, про те, як вони проводяться, які існують новинки в оформленні експозиції, як зберігаються матеріали, тощо. І йдеться не лише про образотворче мистецтво чи архіви (тобто, книжки чи періодику), але й, скажімо, про текстиль, фотографії чи зразки прикладного мистецтва. Ми також виробили певний формат конференцій. Четвер – реєстрація ввечері, тоді два дні засідань, конференційні сесії, де ми обговорюємо всілякі професійні питання. В неділю – завершальна зустріч і вранці роз'їжджаємося додому.»
Цього року конференція Консорціуму відбувалася з 17 по 20 жовтня на базі Українського наукового інституту Гарвардського університету, та її організатором стала Ольга Алексич. Конференція зібрала музейних кураторів, архівістів, бібліотечних працівників, представників українських культурних центрів Чикаго, Нью-Йорку, Клівленда, Стемфорда, Торонто, Саскатуна (Канада), Наукового товариства ім. Шевченка та Бібліотеки Конгресу США.
«Ми намагалися, – продовжує О. Алексич, – не просто ознайомити учасників конференції зі своїми колекціями (хоча вже й заради цього їм варто було приїздити до Гарварду), але й розповісти їм, як ми використовуємо ці скарби в наукових дослідженнях та при викладанні українознавчих дисциплін. Адже в Гарварді бібліотекар виступає не лише як «наглядач» колекції. Він фактично співпрацює з викладачами та науковцями, пропонує їм певну літературу чи архівні документи, радить, які саме матеріали використовувати в їхніх навчальних курсах.
За ці три дні ми провели кілька екскурсій до гарвардських бібліотек імені Вайденера та імені Гоутона. В останньому, зокрема зібрано багато рідкісних рукописів та книжкових видань від 16-го до початку 20-го століть. Гості також відвідали музей образотворчого мистецтва імені Фоггса. Саме в цей час там проходить виставка, присвячена глобальній міграції, зумовленій війнами та природними катаклізмами. А ця тема, як ми знаємо, є надзвичайно важливою для української діаспори. Саме над нею кілька років тому працював Торонтський університет, і Консорціум радо долучився до її обговорення. Йшлося про збирання та систематизацію друкованих видань, які виходили в таборах для переміщених осіб в перші повоєнні роки. І проблема тут полягала в тому, що ми маємо безліч матеріалів, але вони існують у вигляді газетних статей, брошур, «летючок» або так званих обіжників. Частина цих матеріалів знаходиться в Гарварді, частина – в Торонто, в інших містах або у приватних книгозбірнях. І от зусиллями канандських та американських фахівців вдалося зібрати усі ці матеріали, перенести їх на мікрофільм і створити оцифровану версію. І тепер до цієї оцифрованої версії – де б вона не знаходилася – через інтернет матимуть доступ усі охочі.»
А ось як на своїй сторінці у Фейсбуку відгукується про щойно проведену конференцію її учасниця Марія Клімчак, куратор Українського Національного Музею в Чикаго:
«Три надзвичайно цікавих дні, наповнених лекціями, майстер-класами, екскурсіями, знайомством з найкращими науковцями, дослідниками, істориками. Об'єднані в Консорціум бібліотекарі, музейники, архівісти США і Канади зустрілися в Гарвардському університеті, щоб поділитися успіхами, обдумати плани співпраці на майбутнє… Велика подяка організаторам, усім вам, наші друзі!!! …Разом ми сила! А Гарвард, Український інститут – це космос! Від усіх учасників конференції велика подяка Ользі Алексич, професорові Любомиру Гайді та усій команді українського інституту!»
Дивіться також:
Ольга Алексич у програмі ChasTime Голосу Америки
https://www.facebook.com/watch/?v=2026434954057878